La gestión de cuentas por cobrar es un aspecto crítico en la administración financiera de cualquier empresa. Consiste en el seguimiento y la administración eficiente de las facturas pendientes de pago por parte de los clientes.
Un manejo adecuado de las cuentas por cobrar asegura un flujo de caja saludable, mejora la liquidez de la empresa y reduce el riesgo de morosidad.
Implementar estrategias efectivas para la gestión de estas cuentas ayuda a mantener relaciones positivas con los clientes y optimiza la estabilidad financiera y el crecimiento sostenible del negocio.
Mejores prácticas para la gestión de cuentas por cobrar
La gestión efectiva de cuentas por cobrar es esencial para mantener la salud financiera de una empresa. Es por eso que la interrogante de cómo llevar las cuentas por cobrar es tan usual en las empresas.
Al implementar prácticas sólidas, se puede reducir el riesgo de morosidad, evitar la rotación de cuentas por cobrar y asegurar un flujo de caja constante.
A continuación, se presentan algunas de las mejores prácticas que las empresas pueden adoptar para optimizar la gestión de estas cuentas:
Políticas y evaluaciones iniciales
- Establecer políticas claras de crédito y cobro: definir términos de crédito claros y comunicar las expectativas de pago a los clientes desde el inicio. Esto incluye plazos de pago, descuentos por pronto pago, y penalidades por retrasos.
- Evaluar la solvencia del cliente: antes de otorgar crédito, realizar una evaluación detallada de la solvencia y el historial crediticio del cliente para minimizar riesgos.
- Implementar un sistema de seguimiento: utilizar software de gestión de cuentas por cobrar para monitorear el estado de las facturas. Además de realizar seguimientos automáticos y generar recordatorios de pago.
- Ofrecer múltiples opciones de pago: facilitar a los clientes el proceso de pago ofreciendo diversas opciones como transferencias bancarias, pagos en línea, tarjetas de crédito, etc.
Seguimiento y mejora continua
- Realizar seguimientos regulares: establecer un calendario de seguimientos para contactar a los clientes antes y después de la fecha de vencimiento de las facturas. Contar con un libro contable o un asiento de cuentas por cobrar facilita el seguimiento de las cuentas.
- Ofrecer descuentos por pronto pago: incentivar a los clientes a pagar antes del vencimiento mediante descuentos atractivos.
- Cobrar intereses por retrasos: aplicar penalidades o intereses sobre las facturas vencidas para incentivar el pago puntual.
- Tercerizar la gestión de cobros: en caso de cuentas muy morosas, considerar la opción de contratar servicios de cobranzas externos para recuperar los fondos.
Implementar estas mejores prácticas ayudará a mejorar la eficiencia en la gestión de cuentas por cobrar, reducir la morosidad y mantener un flujo de caja positivo, contribuyendo así al éxito financiero de la empresa.
Principales cuentas por cobrar de las empresas
En el contexto de la gestión de estas cuentas, las empresas suelen tener que cobrar varias cuentas que pueden clasificarse en diferentes tipos según la naturaleza del negocio y las transacciones.
Aquí se detallan algunas de las principales cuentas que las empresas suelen tener que cobrar:
- Facturas de ventas a crédito: estas son las facturas emitidas a los clientes por la venta de bienes o servicios a crédito. Representan la mayor parte de las cuentas por cobrar de una empresa.
- Cuentas comerciales por cobrar: involucran deudas de clientes por ventas de productos o servicios. Estas cuentas pueden tener diferentes términos de pago (30, 60, 90 días, etc.).
- Notas por cobrar: son promesas formales de pago, generalmente en forma de pagarés, que los clientes entregan a la empresa. Pueden incluir intereses y tener plazos de vencimiento específicos.
- Cobros pendientes de proyectos o contratos: en industrias como la construcción, tecnología o consultoría, los cobros pueden estar asociados a hitos o fases de proyectos específicos.
- Cobros por servicios recurrentes: empresas que ofrecen suscripciones o servicios continuos pueden tener cuentas por cobrar periódicas.
El proceso de cobranza muchas veces suele ser engorroso y un tema sensible para las empresas, por lo que se recomienda tener un seguro de crédito para tu empresa u otro seguro de riesgo de crédito en caso de pérdidas monetarias.
Entidades privadas o estatales para la regulación de pagos
Estas entidades juegan roles cruciales en la regulación y supervisión de pagos, incluyendo la gestión de cuentas por cobrar y el manejo de impagos.
A continuación un listado de algunas de las principales entidades que regulan y supervisan estos aspectos:
Entidades estatales
Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF):
- Ahora forma parte de la Comisión para el Mercado Financiero (CMF), supervisa y regula a los bancos y otras instituciones financieras.
- Asegura que las instituciones financieras sigan prácticas sólidas y responsables en la gestión de créditos y cobranza.
Comisión para el Mercado Financiero (CMF):
- Organismo autónomo que supervisa los mercados de valores, seguros y bancos.
- Regula la transparencia y la correcta operación de las instituciones financieras y aseguradoras, incluyendo la supervisión de políticas de crédito y cobranza.
Servicio de Impuestos Internos (SII):
- Entidad encargada de la administración tributaria en Chile.
- Regula aspectos relacionados con la facturación electrónica y la declaración de impuestos, que son cruciales para la contabilidad y la gestión de cuentas por cobrar.
Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento (SUPERIR):
- Supervisión de procesos de insolvencia y reemprendimiento.
- Administra procedimientos de reorganización y liquidación de empresas insolventes, afectando la recuperación de deudas impagas.
Entidades privadas
Buró de Crédito (DICOM - Equifax):
- Base de datos de información crediticia y comercial.
- Proporciona informes crediticios y servicios de evaluación de riesgo que ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas sobre otorgamiento de crédito y gestión de cobros.
Cámaras de comercio y asociaciones gremiales:
- Organizaciones que representan a empresas de diversos sectores.
- Proveen apoyo y recursos para la gestión de cuentas por cobrar y la resolución de conflictos comerciales.
Empresas de cobranza extrajudicial:
- Empresas especializadas en la recuperación de deudas impagas.
- Ofrecen servicios de gestión de cobranza para recuperar cuentas por cobrar de manera eficiente.
Asociación Chilena de Empresas de Factoring (ACHEF):
- Agrupa a las empresas que ofrecen servicios de factoring.
- Promueve el uso del factoring como una herramienta de gestión de cuentas por cobrar, mejorando la liquidez de las empresas.
Conocer y utilizar estas entidades permite que las empresas manejen mejor sus cuentas por cobrar, reducir el riesgo de impagos y mantener una salud financiera sólida.
Protégete ante el riesgo de no pago de las cuentas por cobrar
Ahora que ya conoces las mejores prácticas y estrategias para una gestión eficaz de cuentas por cobrar, podrás asegurar un flujo de caja saludable en todo momento.
Te invitamos a conocer en Avla nuestras pólizas de garantías y seguros de crédito con los cuales te aportamos en el crecimiento de tu negocio. ¡Aquí estamos para resolver tus dudas!
